Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Geschäftskontakten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Neben Kontaktinformationen, die wir auf elektronischem Weg bekommen, erhalten Beschäftigte und Geschäftsführer unseres Unternehmens z. B. Visitenkarten oder Teilnehmerlisten von Veranstaltungen auf denen geschäftlichen Kontaktinformationen enthalten sind. Zusätzlich werden geschäftliche Kontaktinformationen anderen Quellen erhoben und verarbeitet.

Diese personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten werden von uns in eine Kontaktdatenbank/in ein CRM System übernommen.

• Titel
• Vor- und Nachname
• Firma
• Funktion
• Firmenadresse
• E-Mail-Adresse
• Internetadresse
• Telefonnummer
• Mobiltelefonnummer
• Faxnummer

Zusätzlich werden der Zeitpunkt und der Anlass der Übergabe der Kontaktinformationen und gegebenenfalls weitere Informationen, die durch geschäftsbezogene Kommunikation entstehen, gespeichert. z. B.

• Branche
• Termindaten
• Kontakthistorie
• Kundennummer, Kundenart
• ggf. Geburtsdatum

Die Daten werden ausschließlich im Rahmen unserer geschäftlichen Verbindung verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte, außer Sie selbst geben uns hierzu Ihre Einwilligung.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Erhebung und Speicherung von geschäftlichen Kontaktdaten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Angehörige und Beschäftigte von Unternehmen oder Organisationen, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Einzelunternehmen, sofern die Kontaktaufnahme auf vorvertraglichen Maßnahmen basiert oder für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist.

Bei Vorliegen einer Einwilligung der betroffenen Person Art. ist 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Verwaltung und Bereitstellung der Kontaktmöglichkeit zu Personen, Unternehmen, Beschäftigten von Unternehmen oder öffentlichen Stellen. Die Verarbeitung der geschäftlichen Kontaktdaten kann hierbei einem oder mehreren der nachfolgenden Zwecke dienen.
Sofern als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f Anwendung findet, liegt in diesen Zwecken auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

• Kontaktpflege
• Informationsaustausch
• Kooperation / geschäftliche Zusammenarbeit
• Potenzielle zukünftige Kooperation / geschäftliche Zusammenarbeit
• Angebotserstellung und Vertragsabwicklung
• Rechnungslegung
• Projektabwicklung
• Übersendung von Informationsmaterial
• Zusendung von Geburtstagsgrüßen

4. Dauer der Speicherung

Nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung der personenbezogenen Daten in der Kontaktverwaltung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht. Die Überprüfung wird in Abhängigkeit vom jeweiligen Zweck durchgeführt.

Sofern Sie Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten einlegen, werden die Daten sofort gelöscht. Eine Löschung nach vier Jahren bzw. die Möglichkeit zum Widerspruch unterbleiben, wenn der Löschung gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. Diese Daten werden für die weitere Verarbeitung gesperrt.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten zu widersprechen. Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten erteilt haben, haben Sie die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu widerrufen. Der Widerspruch ist per Post, Telefax oder E-Mail möglich.

In beiden Fällen werden alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktverwaltung gespeichert wurden, gelöscht, sofern dem nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. In letzterem Fall erfolgt eine Sperrung der Daten.
Im Falle der Löschung oder Sperrung kann eine Verarbeitung für die angegebenen Zwecke nicht fortgeführt werden bzw. eine zukünftige Kontaktaufnahme nicht erfolgen.